Automatisieren und entspannen: Diese 15 Zaps sind Deine Gamechanger im B2B-Vertrieb

Steigender Wettbewerb und zunehmende Komplexität verändern den Alltag im Vertrieb. Sie machen es nötig, Prozesse agiler zu machen, effizienter zu arbeiten und die eigenen Möglichkeiten besser auszuschöpfen. Transparente Preise und (relativ) leicht zu vergleichende Produkte stellen auf einem globalen Markt große Herausforderungen dar. Als Vertriebler*in bist Du darauf angewiesen, flexibel auf sich verändernde Gegebenheiten zu reagieren. „Work smart, not hard!“ lautet daher die Devise. Gerade Software-Lösungen bieten Dir viele Möglichkeiten, Deine Prozesse im Vertrieb zu vereinfachen. Eine dieser Lösungen ist Zapier, das alltägliche Anwendungen miteinander verbindet, um Ineffizienzen in Deinem Geschäftsleben zu beseitigen.

Was ist Zapier?

Zapier ist eine digitale Plattform, die Dir hilft, Arbeitsabläufe zu automatisieren, indem sie die von Dir verwendeten Apps und Dienste miteinander verbindet. Gerade im B2B-Vertrieb sparst Du Dir mit Zapier so wertvolle Zeit! Du automatisierst Aufgaben, ohne diese Integration selbst erstellen zu müssen, oder auf die Hilfe von Dritten angewiesen zu sein. Die Idee hinter Zapier ist es, Dir zu helfen, einen intelligenteren Arbeitsablauf zu schaffen – Du lagerst Prozesse quasi aus und konzentrierst Dich auf die Interaktion mit Interessenten und Deine Ansprache.

Du verwendest die Weboberfläche von Zapier, um Befehle, sogenannte Zaps, zu erstellen. Jeder Zap besteht aus zwei Hauptteilen: einem Auslöser und einer Aktion. Das kann zum Beispiel ein Leadformular sein, das auf Deiner Website ausgefüllt wird und Dir automatisch eine E-Mail ins Postfach spült. In diesem Fall ist der B2B-Lead das auslösende Ereignis, und die automatische E-Mail ist die darauffolgende Aktion. Dabei kannst Du auch selbständig Zaps erstellen, die aus einem Auslöser und einer oder mehreren Aktionen bestehen.

Welche Vorteile hat Zapier für Dich im B2B-Vertrieb?

Zapier ermöglicht Unternehmen in einer Vielzahl an Branchen die Optimierung ihrer Abläufe in diversen Abteilungen. Wir konzentrieren uns jedoch auf den Vertrieb, weil Du gerade in diesem Bereich auf schnelle Prozesse angewiesen bist. Zapier bietet Dir im B2B-Vertrieb einige Vorteile. Zum Beispiel die Folgenden:

Mit Zapier sparst Du Zeit

Die meisten Unternehmen arbeiten mit einer Reihe von manuellen Aufgaben, bei denen die Mitarbeiter Daten von einer Anwendung in eine andere eingeben, was äußerst ineffizient ist. Pflegst Du beispielsweise CRM-Datensätze per Hand? Dann schafft Zapier Abhilfe.

Verbinde Deine Tools miteinander, um Daten automatisch weiterzugeben und nicht nur Zeit zu sparen, sondern auch menschliche Fehler zu vermeiden. Du kannst Workflow-Automatisierungen in Zapier durch alle möglichen Ereignisse auslösen, z. B. durch den Empfang einer E-Mail, das Hinzufügen einer Zeile zu einer Kalkulationstabelle, das Aktualisieren eines Datensatzes oder das Erstellen einer finanziellen Transaktion in Deiner Buchhaltungs-Anwendung. Und auch Social-Media-Kanäle werden mit Zapier endlich automatisiert betreut.

Zapier ist eine ideale Basis für die Skalierung Deines Unternehmens

Das Wachstum eines Unternehmens kann eine Herausforderung sein, vor allem, wenn Dein Team mehr Zeit mit Verwaltungsaufgaben verbringen als mit wertschöpfenden Dingen.

Indem Du Deine Prozesse überprüfst, sie rationalisierst und etwa Deinen B2B-Vertrieb mit Zapier automatisierst, verschaffst Du Deinen Mitarbeitern Zeit, sich auf ihr Kerngeschäft zu konzentrieren. Sie können endlich wieder das große Ganze betrachten, anstatt in einem Berg von Papierkram zu versinken.

Zapier beschleunigt Dein Kundemanagement

Ein Verkaufsabschluss ist großartig, aber danach erwartet Dich ein Rattenschwanz an neuen Aufgaben? Jetzt musst Du einen neuen Kunden in verschiedenen Systemen anlegen, Follow-up-Prozesse definieren und so weiter.

Möglicherweise muss der Kunde einen Vertrag unterzeichnen oder Workshops bzw. Trainings durchlaufen. All dies kannst Du easy mit Zapier automatisieren: von der Kalenderverwaltung über das Erstellen von Zoom-Meetings und das Versenden von E-Mails bis hin zum Aktualisieren Deines CRM-Systems. So vergisst Du garantiert keinen Schritt und gehst sicher, dass alle Daten korrekt sind.

Diese 15 Zaps bringen Dich im B2B Vertrieb weiter

Wie Du bisher sicherlich bemerkt hast, erleichtert Zapier vor allen Dingen die Prozessautomatisierung und das Skalieren von Arbeitsabläufen. Das ist natürlich allgemein für jedes Business wichtig, aber gerade im Vertrieb ist der Druck hoch – schließlich musst Du bestimmte Umsätze und Schlagzahl erreichen! Daher bist Du sicherlich um jeden Arbeitsschritt, den Du nicht selbst ausführen musst, dankbar.

Zaps für Outreach

Tools für die Kontaktaufnahme und das Prospecting helfen Dir, potenzielle Kunden schnell und personalisiert anzusprechen, sodass Du mehr Geschäftsabschlüsse erzielst. Solche Tools lassen sich mit Zapier untereinander oder etwa auch mit Deinem CRM und mehr verknüpfen. Praktisch, oder?

1. Echobot

Du verschwendest zu viel Zeit mit der Suche nach potenziellen Kunden? Mit Echobot findest Du mit wenigen Klicks Deine Wunschkunden. Sieh Unternehmen mit aktuellem Bedarf und erhalte alle wichtigen Firmeninformationen auf einen Blick. Als moderne Alternative zur Adressdatenbank hält Echobot Deine CRM-Daten stets aktuell und hilft Dir, Deine B2B-Leadgenerierung und -qualifizierung nicht nur DSGVO-konform, sondern auch enorm effizient zu gestalten. Mit einem Zap zwischen Echobot und etwa Deinem CRM, hältst Du Deine B2B-Daten frisch. Oder erhalte automatisch neue Verkaufschancen als Mail dank Zapier!

2. Gong

Schonmal reflektiert, was Du in Deinen Sales Calls verbessern könntest? Mit Gong kannst Du Deine Calls mit Interessen aufzeichnen und analysieren. Etwa die Redezeit der jeweiligen Gesprächspartner oder die Reaktion Deines Gegenübers kannst Du mit Gong perfekt aufdröseln. Mithilfe von Zapier kannst Du Deine Gong-Aufzeichnungen beispielweise automatisiert in Dein CRM oder Sales Engagement-Tool integrieren!

3. Tolstoy

Es gibt normale Videobotschaften für Sales-E-Mails –und es gibt Tolstoy. Mit Tolstoy kannst Du durch interaktive Videos bessere Geschichten erzählen. Stell Interessenten in Deiner Videobotschaft Fragen und gib diverse Antwortmöglichkeiten, die Deine Interessenten im Tool beantworten können. So erfährst Du genau, wo der Schuh beim Kunden drückt. Dank Zapier kannst Du Dich im Anschluss über eine Interaktion Deines Interessenten in Tolstoy informieren lassen.

Zaps für CRM-Support

Ein übersichtliches und effizientes CRM ist der Schlüssel zu erfolgreichen Kundenbeziehungen. Zapier unterstützt Dich im B2B-Vertrieb mit Zaps zu Deinem CRM-System. Spare Zeit und konzentriere Dich lieber auf Kundengespräche anstatt auf Datensatzpflege!

4. Salesforce

Salesfoce ist eines der beliebtesten CRM-System für große Unternehmen. Doch Salesforce kann mehr als ein Standard-CRM: Es sagt Dir, wer Deine Top-Leads sind und schlägt Dir nächste Schritte vor. Aber auch über die Kontaktdatenpflege hinaus tragen die Funktionen von Salesforce dazu bei, Deine Kunden langfristig an Dich zu binden und zufriedenzustellen. Verknüpfe dank Zapier zahlreiche Leadgenerierungstools oder Social Media mit Salesforce und erleichterte Dir so den Vertriebsalltag.

5. Pipedrive

Pipedrive ist eine abschlussorientierte CRM-Lösung für das Customer Relationship Management, das auch als Account-Management-Tool fungiert. Pipedrive unterstützt Deinen Vertriebsprozess ganzheitlich und organisiert automatisch Anrufe und E-Mails. So synchronisierst Du Zeitpläne über verschiedene Geräte hinweg und mit einem Zap spielst Du wichtige Leads und mehr ganz automatisiert in Dein Pipedrive. Im Gegensatz zu Salesforce profitieren vor allem kleine Unternehmen von Pipedrive.

Zaps für Lead-Management

Auch Tools, die Du zur Generierung und zum Management von B2B-Leads nutzen kannst, lassen sich unkompliziert dank Zapier miteinander verknüpfen oder in Dein Datenmanagement einbauen.

6. Leadfeeder

Leadfeeder ist eine Website-Tracking-Software, die Dich im B2B-Vertrieb dabei unterstützt, Traffic besser zu konvertieren. Sieh, welche Unternehmen Deine Website besuchen und wie sie sich dort verhalten. Leadfeeder scort Deine Websitebesucher automatisch für Dich, sodass Du direkt in die Akquise übergehen kannst. Mithilfe von Zapier kannst Du Leadfeeder mit Deinem CRM, Deinem E-Mail-Account und vielem mehr verknüpfen und so Prozessschritte einsparen.

7. HubSpot

HubSpot ist zwar auch als CRM-System bekannt, bietet Dir jedoch auch eine Lösung für Inbound-Marketing- und den Vertrieb. So verwaltest Du Leads, Kunden und Kampagnen zentral an einem Ort. Außerdem ist HubSpot Cloud-basierte Plattform, so dass alle Deine Daten team- und geräteübergreifend synchronisieren kannst. Nutze Zaps, um Dein HubSpot mit Leadgenerierungstools (zum Beispiel Leadfeeder oder Echobot!) zu verbinden und stets spannende Verkaufschancen zu erkennen! 

8. LinkedIn Lead Gen Forms

LinkedIn Lead Gen Forms ist ein Tool, das es Dir ermöglicht, eine bestimmte Art von Leadformular in Deine Werbung auf LinkedIn einzubinden. So werden beispielsweise Informationen von Profilen automatisch in Formulare übernommen, dass die Hürde, ein solches Formular auszufüllen, für Deine Interessenten noch geringer ist. Wenn Du LinkedIn Lead Gen Forms nun zum Beispiel mit Google Sheets oder Deinem CRM verknüpfst, hast Du immer alle Leads im Blick.

Zaps für Team Kommunikation & Alignment

Du kannst Termine aus verschiedenen Apps zu Deinem Kalender hinzufügen oder E-Mails sowie Benachrichtigung in Slack erhalten, wenn zum Beispiel ein Lead über Deine Website eintrudelt. Automatisierung im B2B-Vertrieb? Ja bitte!

9. Slack

Slack ist Dein Kommunikationskanal, wenn Du Dich effizient mit Teams und Einzelpersonen austauschen musst. Das Tool umfasst Instant Messaging, Gruppenchats, Sprach- und Videoanrufe und eine Reihe von Tools, die Gruppen dabei helfen, Informationen auszutauschen und zusammenzuarbeiten. Verbinde dank Zapier Dein Slack mit Deinem Terminkalender, Asana oder Deinen Google Sheets und verpasse nie wieder wichtige Events.

10. Google Sheets

Google Sheets ermöglicht es Dir, Tabellen online in der Cloud zu bearbeiten. Die Vorteile: Alle aus Deinem Team können zugreifen und dank Zapier kannst Du beispielsweise direkt Leads in Google Sheets eintragen lassen. So organisierst Du große Datenmengen, erstellst individuelle Berichte oder berechnest Dinge ganz automatisiert.

11. Asana

Asana erlaubt Dir und Deinem Team, Projekte zentral zu bearbeiten und zu verwalten. So kannst Du unkompliziert Aufgaben verteilen, ein Abschlussdatum festlegen, Tasks nach Prioritäten sortieren und Fortschritte live mitverfolgen. Damit Deine Kommunikation auch bei Deinem Gegenüber ankommt, lohnt es sich einen Zap zu Slack oder Deinem Kalender zu erstellen, um an wichtige Projekte erinnert zu werden.

Zaps für Social Media und Social Selling

Zapier mit Deinen Social Accounts und Aktivitäten verknüpfen? Ja bitte! Gerade was Deine Aktivitäten auf Social Media angeht, sind Zaps hilfreich. Mit einigen Zaps kannst Du auf all Deinen Social-Media-Kanälen gleichzeitig posten und so Dein Personal Branding und Dein Social Selling vorantreiben. Gerade im B2B-Vertrieb solltest Du auf Social Selling – dem Verkauf über Business-Plattformen – setzen und nicht allein auf telefonische Kaltakquise.

12. LinkedIn

LinkedIn ist eines, wenn nicht sogar DAS Business-Netzwerk mit über 500 Millionen Nutzern aus über 200 Ländern. LinkedIn ist kostenlos, aber gegen Aufpreis lassen sich zusätzliche Funktionen nutzen. Im Gegensatz zu anderen Vertretern dieser Art (z. B. Facebook oder Instagram) liegt der Fokus des größten Berufsnetzwerks klar auf Karriere und Business. Gerade als Vertriebler*in ergeben sich viele Chancen dank Social Selling auf LinkedIn, die Du nicht ungenutzt lassen solltest. Dank Zapier kannst Du eine Verbindung zwischen LinkedIn und Deinem Kalender, Deinem CRM oder Deinen E-Mails herstellen und so an die wichtigsten Kontakte, Leads und Konversationen erinnert werden.

13. Xing

Ähnlich wie LinkedIn, aber mit einem stärkeren Fokus auf der DACH-Region, erlaubt Dir Xing neue Kontakte zu generieren und durch den Austausch mit anderen Usern Deine Expertise zu stärken. Oder den ein oder anderen Interessenten für Dein Produkt zu begeistern  Auch hier gilt: Nutze Zapier, um Xing sinnvoll mit Deinen anderen Tools zu verbinden! Das spart enorm viel Zeit.

Zaps für Terminierung

Nicht nur im Bereich Social Media sind Zaps wahre Wunderwaffen. Die Integration von Terminplanern – von Google über Calendly bis hin zu TIMIFY – lässt Dich Deinen Tagesablauf bestmöglich planen. Verpasse nie wieder ein wichtiges Meeting oder einen Kundentermin!

14. Calendly

Calendly ist eine automatische Planungssoftware, die Dir Übersicht über Besprechungstermine gibt. Oft bauen Vertriebler*innen ihr Calendly als Mailanhang oder auf einer Landing Page ein, sodass sich Interessenten direkt einen Termin buchen können. Maximale Flexibilität und Kundenzentriertheit! Wenn Du Calendly dann gleich mit Deinem CRM oder beispielweise Zoom verbindest, kann aus dem gebuchten Termin Deines Interessenten gleich einen Video-Call starten.

15. TIMIFY

TIMIFY ist ähnlich wie Calendly eine Cloud-basierte Terminplanungslösung. Unternehmen jeder Größe können mit TIMIFY ihre Termine, Reservierungen oder Rechnungsstellung organisieren. Analog zu Calendly kannst Du auch TIMIFY sinnvoll verknüpfen: Wie wäre zum Beispiel an Zap zu Deinem Slack, sodass Du gleich eine Nachricht erhältst, sobald jemand sich einen Termin bucht? 

Fazit: Mit Zapier hast Du endlich Zeit für das Wesentliche

Eine Sache ist wohl klar: Zeit hast Du im B2B-Vertrieb keine zu verschenken. Und das solltest Du auch nicht! Zapier hilft Dir dabei, einige Deiner Lieblingstools (oder solche, die es noch werden sollen) miteinander zu verknüpfen oder ineinander zu integrieren. Welche Prozesse Du damit automatisierst und wie das konkret aussieht, bleibt dabei ganz Dir überlassen. Gerade im B2B-Vertrieb, wo Deine Leistung an Deiner Schlagzahl und Deinem Umsatz gemessen wird, erspart Zapier Dir zeitfressende Aufgaben.

Neben mehr als 4.000 Apps – wie beispielsweise Echobot, Leadfeeder, HubSpot oder Calendly – erleichtert Zapier Dir den Vertriebsalltag, ohne dass Du direkt Deine IT einschalten musst. Mach es Dir leicht und probiere Zapier mal aus.