Handelsregister-Schnittstelle: So kannst Du Firmendaten per API beziehen

In diesem Fachartikel möchten wir Dir einen Überblick verschaffen, welche Daten und Informationen wo offiziell veröffentlicht werden und auch wie Du über die Dealfront API automatisiert darauf zugreifen kannst.

Eine API (=Application Programming Interface) ist vereinfacht gesagt eine Schnittstelle, über die verschiedene Software-Komponenten Informationen austauschen können. Die Idee ist also, dass Du Daten aus dem Handelsregister direkt in Deine bevorzugten Tools oder Datenbanken anknüpfen kannst.

Wie Du automatisiert Handelsregisterauszüge abrufst

Um aktuelle Firmendaten zu Kunden, Lieferanten und anderen Geschäftspartnern zu erhalten, wünschen sich viele eine offizielle Handelsregister-Schnittstelle. Leider bieten die verantwortlichen Stellen (das Justizportal von Bund/ Ländern oder der Bundesanzeiger Verlag) selbst keine offizielle Firmen-API an. Daher gestaltet sich die Recherche nach Daten häufig sehr zeitaufwendig. Schnell verläuft man sich in zahlreichen inoffiziellen Online-Portalen und Registern.

Die gute Nachricht greifen wir schon voraus: Mit Dealfront kannst Du automatisiert auf Handelsregister- und Bundesanzeiger-Daten zugreifen. Ist die API einmal eingerichtet, kommst Du ganz schnell und unkompliziert an Firmenverflechtungen und Finanzkennzahlen Deiner Zielunternehmen und bindest sie einfach automatisiert in Deine Prozesse ein oder stellst sie Deinen Kollegen zur Verfügung.

Gesetzliche Regelungen ermöglichen den Zugriff

Erfreulicherweise ist im HGB festgeschrieben, dass Unternehmen gewisse Daten regelmäßig der Öffentlichkeit zugänglich machen müssen. Dadurch steht für Dich außer Frage, dass diese auch aktuell, korrekt und verfügbar sind.

Übrigens unterliegen alle so veröffentlichten Daten auch nicht den strengen Anforderungen der DSGVO, da es eine offizielle Publizitätspflicht gibt.

Wir haben für Dich zusammengefasst in welchem Register welche Unternehmen welche Daten in welchem Umfang publizieren müssen oder können:

Alle Register im Überblick:

Wer ist eintragungspflichtig?

Welche Informationen sind verfügbar?

Aller Anfang geht über das Gewerberegister

Die ersten Anlaufstelle zur Gründung des Unternehmens sind das Gewerbeamt, das Finanzamt und die Kammern. Sobald die Absicht besteht dauerhaft einen Gewinn zu erzielen, muss ein Gewerbe beim zuständigen Gewerbeamt angemeldet werden (§ 14 GewO).

Gleiche Pflicht gilt für die Um- und Abmeldung. Das betrifft alle Tätigkeiten. Ausgenommen sind nur die freien Berufen, wie z.B. Ärzte, Rechtsanwälte oder Steuerberater, aber auch Land-, Forstwirtschaft und Fischerei. Wenn Du Dein eigenes Vermögen gewinnbringend anlegst, musst Du hierfür selbstverständlich auch keinen Gewerbeschein beantragen. 

Das Gewerberegister, in das der Gründer und sein Unternehmen dann eingetragen werden, ist nicht öffentlich einsehbar. Auskunft erhältst Du nur bei berechtigtem Interesse auf Antrag.

Eine Ausnahme ist das Gewerbeamt Berlin, das ein Online-Register über die angemeldeten Firmen aus dessen Bezirk anbietet, in welchem Du ein Minimum an Daten findest (Firma, Anschrift und die Tätigkeit).

Das Gewerbeamt trägt das neue Unternehmen nach Eintragung weiter an das Finanzamt und die Industrie- und Handelskammer oder die Handwerkskammer.

IHK/HWK - Mitgliedschaft bei den Interessentenvertretern

Alle Unternehmen, abgesehen von Freiberuflern, Handwerkern und Landwirten, müssen Mitglied in der für sie zuständigen Industrie- und Handelskammer (IHK) sein (Finden Sie Ihre IHK). Handwerker sind entsprechend bei der Handwerkskammer (HWK) angemeldet. Die Kammern fördern u.a. die Aus- und Weiterbildung.

In der IHK Firmendatenbank erhältst Du Auskunft über die eingetragenen Firmen. Möchtest Du gleich mehrere Firmen exportieren – das geht nur auf Antrag und ist mit Kosten verbunden.

Ebenso sammelt die Handwerkskammer in der Handwerksrolle alle Betriebsinhaber zulassungspflichtiger Handwerke. Analog zur IHK Firmendatenbank steht deshalb die Handwerkersuche zur Verfügung. Dieses Verzeichnis ist aber eher eine Art Dienstleisterverzeichnis und dient daher nicht dazu, umfangreiche Firmendaten zu generieren.

Eintragung in das Handelsregister

Zur Eintragung ins Handelsregister ist jeder verpflichtet, der von Gesetz als Kaufmann eingestuft wird. Das betrifft Kapital- und Personengesellschaften (die GbR ausgenommen: wird durch Eintragung umfirmiert). Beim Einzelunternehmen muss unterschieden werden, ob nach §1 HGB ein Handelsgewerbe betrieben wird, d.h. der Geschäftsbetrieb eine kaufmännische Einrichtung erfordert und somit ein “Istkaufmann” vorliegt. Dann besteht Eintragungspflicht.

Handelt es sich aber um ein Kleingewerbe, ist für den sogenannten “Kannkaufmann” die Eintragung freiwillig. Durch diese freiwillige Eintragung ins Handelsregister kann auch der Kleingewerbetreibende Kaufmannseigenschaften erlangen.

Welche Unternehmen sind im Handelsregister nicht verfügbar?

Nicht offiziell im Handelsregister gelistet sind nicht eingetragene Einzelunternehmer, Personengesellschaften (GbRs), Selbstständige und Freiberufler und Partnerschaftsgesellschaften. Das sind zum Beispiel häufig Handwerker, Rechtsanwaltsgesellschaften, Sonnenstudios oder auch kleine Onlineshops oder Händler. Daten zu diesen Unternehmen findest Du in der Regel nur über deren eigene Webseite, über Google Maps oder aber über die Portale der Industrie- und Handelskammern.

Wissenswertes über Handelsregistermeldungen

Bedenke, dass das Handelsregister nur eine Sammlung von Meldungen seit der Gründung des Unternehmens enthält. Es wird kein vollständiges Firmenprofil dargestellt, wie dieser Musterauszug aus dem Handelsregister zeigt.

Das heißt, Du findest im Handelsregister zwar Meldungen, wie Eintragungen oder Firmenumzüge, kannst diese aber nicht automatisiert weiterverwenden. Denn dazu müssten die Informationen in strukturierter Form vorliegen, anstatt als reiner Text-Block, der zuerst zerlegt werden muss. Das heißt, eine Art Handelsregister-API einfach selbst zu programmieren, daraus wird leider nichts.

Das gilt im Übrigen für Stammdaten, wie auch für Änderungsmeldungen. Wenn ein Rechtsverhältnis aus dem Handelsregister gelöscht wird, dann wird der entsprechende Eintrag rot unterstrichen. Am Beispiel oben erkennst Du das deutlich am Wechsel der Geschäftsführer. Das dient dazu, dass die Änderung auch im Nachhinein noch nachvollziehbar ist (was beim Entfernen nicht mehr möglich wäre).

Die Handelsregisternummer – Achtung: nicht eindeutig! 

Bei der Eintragung im zuständigen Handelsregister erhält jedes Unternehmen seine Handelsregisternummer. Sie dient zur Identifizierung und muss auf jeglichem offiziellen Papier sowie im Impressum der Webseite angeben sein.

Du erkennst anhand dieser Nummer auch, in welcher Abteilung die Firma eingetragen ist: Beginnt sie mit den Buchstaben HRA, dann weist sie auf ein Einzelunternehmen oder eine Personengesellschaften hin, die in Abteilung A eingetragen ist. Die Buchstaben HRB dagegen verweisen auf Abteilung B, in der Du Kapitalgesellschaften findest.

Vorsicht, denn die HR-Nummer wird nicht einmalig vergeben, oftmals gilt eine Nummer sogar für mehrere Unternehmen aus jeweils unterschiedlichen Bezirken.

Anders ist das in der Schweiz. Dort ersetzt seit 2011 die eindeutige Unternehmens-Identifikationsnummer (UID) alle bisherigen Identifikationsnummern, wie zum Beispiel auch Handelsregister- und die Mehrwertsteuernummer.

Finanzcheck: Insolvenzen

Wohin wendest Du Dich, wenn Du Dich über die Finanzen eines Unternehmens informieren möchtest? Hier ist der Bundesanzeiger die bessere Anlaufstelle. Dazu gleich mehr.

Im “Worst Case”, dem Falle einer Insolvenz, veröffentlichen die Insolvenzgerichte im gemeinsamen Justizportal des Bundes und der Länder alle Bekanntmachungen zu Insolvenzverfahren (§9 InsO). Diese Meldungen müssen öffentlich sein, um Gläubigern die Chance zu geben, ihre Forderungen zu stellen.

Auf Insolvenzbekanntmachungen.de findest Du über eine einfache Stichwortsuche jedoch nur Verfahren, die bis zu zwei Wochen vorher angemeldet wurden. Verfahren, deren Anmeldung länger zurückliegen, findest Du nur über eine erweiterte – und damit erschwerte – Suchanfrage.

Bundesanzeiger – Offenlegung gemäß Publizitätsgesetz

Die Offenlegungspflicht besagt, dass Kapitalgesellschaften und Großunternehmen zur Veröffentlichung ihres Jahresabschlusses verpflichtet sind. Das betrifft im Einzelnen:

Die Veröffentlichung muss spätestens ein Jahr nach Abschluss des Geschäftsjahres im Bundesanzeiger erfolgen. Die Intention hinter diesem Gesetz ist, dass sich Stakeholder und die Öffentlichkeit ausreichend über die wirtschaftliche Lage des Unternehmens informieren können.

Ein gutes Beispiel für diese Notwendigkeit sind AGs, deren Aktien an der Börse notiert sind. Die Aktionäre müssen sich schließlich regelmäßig ein Bild über die aktuelle Lage machen können.

Nach Schätzung der Bundesregierung sind in Deutschland 1,3 Millionen Unternehmen zur Offenlegung verpflichtet (Stand Mai 2018).

Formate und Umfang der Jahresabschlüsse

Jedes Unternehmen in Deutschland ist verpflichtet einen Jahresabschluss zu erstellen, der das betriebliche Geschehen in Zahlen dokumentiert. Dieser setzt sich aus Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) zusammen.

Bei Kapitalgesellschaften wird er um den Anhang und Lagebericht ergänzt. Konzerne müssen nach  § 290 Abs. 1 HGB einen Konzernabschluss erstellen. Während sich der Einzelabschluss nur auf ein Unternehmen bezieht, werden beim Konzernabschluss alle darin befindlichen Unternehmen als wirtschaftliche Einheit konsolidiert und daraus ein gemeinsamer Jahresabschluss gebildet.

Kapitalmarktorientierte Mutterunternehmen von Konzernen müssen nach IFRS bilanzieren. Alle anderen Unternehmen können wählen, ob sie ihren Abschluss nach HGB oder IFRS erstellen. Die Unterschiede: Während IFRS zur “Fair Presentation” dient, das heißt die tatsächlichen Marktwerte angibt, verfolgt die Bilanzierung nach HGB das “Vorsichtsprinzip”, indem insbesondere Risiken und Verluste berücksichtigt werden sollen. Daher kann ein nach HGB bewerteter Abschluss das Unternehmen schlechter aussehen lassen, als die Zahlen in Wirklichkeit sind.

Umgekehrt gelten für kleinere Firmen Erleichterungen: Je nach Größe kann der Jahresabschluss bis auf eine verkürzte Bilanz verkleinert sein. Du findest deshalb auch nicht bei jedem Unternehmen einen Lagebericht vor. 

Kleinstkapitalgesellschaften (s.u.) müssen den Jahresabschluss, als vereinfachte Bilanz ohne Anhang, nicht zwingend veröffentlichen, sondern können ihn lediglich beim Bundesanzeiger hinterlegen. Dieser ist dann kostenpflichtig über das Unternehmensregister abrufbar.

Um zu prüfen, ob Du Deinen Jahresabschluss veröffentlichen musst oder hinterlegen kannst, bietet der Bundesanzeiger einen Bilanz-Navigator an.

Für Freiberufler und Einzelunternehmer (zwischen 17.500€ Umsatz und 500.000 € Umsatz und 50.000 € Gewinn) genügt eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung, die nicht veröffentlichungspflichtig ist.

ACHTUNG! Denn die Bilanzierungspflicht und die Offenlegungspflicht unterscheiden sich. Nicht jeder Teil des Jahresabschlusses muss auch zwingend veröffentlicht werden. Deshalb findest Du in der nachfolgenden Tabelle, die Publizitätspflichten aufgeteilt nach Unternehmensformen, als Orientierung von welchen Unternehmen Dir welche Informationen zur Verfügung stehen.

*Werte Stand Juni 2018

Sonstige Register

Darüber hinaus gibt es noch weitere Register, die bestimmten Berufsgruppen zuzuordnen sind, wie z.B. das Berufsregister der Steuerberater, Steuerbevollmächtigten und Steuerberatungsgesellschaften oder das bundesweite amtliche Rechtsanwaltsverzeichnis ebenso wie das Genossenschaftsregister oder das Partnerschaftsregister, das Zusammenschlüsse von Freiberuflern beinhaltet (z.B. Rechtsanwaltliche Partnergesellschaft). (► zur Übersicht)

Ein Sammelregister: Das Unternehmensregister (§8 HGB)

Das Unternehmensregister bündelt automatisch Informationen und Bekanntmachungen aus Handelsregister, Bundesanzeiger und anderen Registern (wie z.B. Genossenschaftsregister).

Hinzu kommen die veröffentlichten Jahresabschlüsse und Insolvenzbekanntmachungen. Dazu hat das das EHUG (Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister) beigetragen, das seit 2007 in Kraft ist.

Die elektronische und zentrale Verfügbarkeit der Daten soll die Transparenz erhöhen und ermöglicht es, sich zeitgemäß über die Deutsche Wirtschaft zu informieren. Sicher ist das aus Sicht des veröffentlichenden Unternehmens komfortabel, da sie ihre Daten nur noch elektronisch bei den jeweiligen Registern und dem Bundesanzeiger Verlag einreichen und diese von dort dann automatisch an das Unternehmensregister übermittelt werden.

Wie kannst Du Daten aus dem Unternehmens-register, Bundesanzeiger oder Handelsregister extrahieren?

Aus Sicht des Informationssuchenden ergibt sich ein ganz anderer Blickwinkel. Hier wird deutlich, dass Digitalisierung weitaus mehr bedeutet, als die vorhandenen Kartei- oder Buch-Register in digitale Register zu übertragen.

Zwar liegen mittlerweile alle Informationen gesammelt in einem Register vor und jeder hat theoretisch Zugriff darauf aber bis die Daten tatsächlich digital, modern und automatisiert nutzbar sind – davon sind sie leider noch weit entfernt. Denn wer im Geschäftsalltag versucht, die notwendigen Informationen zu sammeln, der weiß, dass er einiges an Zeit einplanen sollte.

Jeder Bericht muss einzeln aufgerufen werden. Um verschiedene Firmen oder Auszüge zu vergleichen, musst Du mehrere Abfragen nacheinander durchführen. Das bedeutet auch sich über manuelle Recherche durch Suchmasken, Captchas und über Paywalls zu kämpfen.

Beim Handelsregister wartet eine weitere Hürde, da die Daten – wie oben beschrieben – nur im Textformat vorliegen und daher für Maschinen nicht einfach auslesbar sind.

Captchas und IP-Sperren als Stolpersteine

Eine Studie des Bundesanzeigers kam zu dem Ergebnis, dass pro Tag in Bundesanzeiger und Unternehmensregister über 116.000 Jahresabschlüsse abgerufen werden.

Denke lieber gar nicht erst daran, wie viel Zeit das kostet, wenn jeder über Suchmasken und Captchas einzeln aufgerufen werden muss. Oftmals sind die abgefragten Seiten so gesichert, dass sie nur für eine begrenzte Zeit zur Verfügung stehen und es nicht möglich ist, sie als Bookmark abzuspeichern, geschweige denn zu synchronisieren.

Eine Firmen-API oder sonstige Anbindungsmöglichkeiten kannst Du vergeblich suchen. Es gibt keine direkte Möglichkeit, die Publikationen im CSV-, XML- oder JSON-Format abzurufen und weiterzuverarbeiten. Auch maschinell lassen sich die Informationen nur mit Unterstützung eines sogenannten Text-Parsers nutzen, welcher die einzelnen Textbausteine in ein verwertbares Format umwandelt.

Für Dich stellt sich nur die Frage, wie Du diese Informationen also möglichst zeitsparend und unkompliziert beziehen und nutzen kannst. Wer das entsprechende IT-Know-how hat, könnte auf die Idee kommen, sich eine Art eigene “Register-API” zu entwickeln, d.h. selbst an die Informationen anzuprogrammieren.

Eine API (Application Programming Interface) ist eine Schnittstelle, die es Entwicklern erlaubt, an ein System anzuknüpfen und so z.B. zwei unabhängige Softwaresysteme zu verbinden. Diese Programmierschnittstellen sind für viele Unternehmen hilfreiche Unterstützer bei der Digitalisierung.

Das ist aber durch die genannten Hürden ein sehr aufwändiger Prozess. Dieser könnte in etwa so aussehen:

1. Finde eine Firmenliste aller Firmen via Crawling und rufe diese ab.
2. Umgehe die genannten Hindernisse (Captchas & Sperren), um an die Detailinformationen der Register zu gelangen.
3. Extrahiere die Texte der Meldungen.
4. Zerlege und parse die Texte, um ein maschinenlesbares Format zu erstellen. 
5. Stelle zentral einen konsistenten Datenstatus aus verschiedenen Portalen und Änderungsmeldungen her.
6. Ordne die gewonnenen Daten den Firmen zu.

Als zeit- und nervensparendere Alternative bleibt die Daten über andere Anbieter zu beziehen.

North Data API als Lösung?

Wer gesammelte Informationen zu Pflichtveröffentlichungen, Gewinn- und Umsatzzahlen sucht, kommt auch an North Data nicht vorbei. Da liegt es doch nahe, einfach die North Data API als Lösung zu nutzen. Eine Quelle – alle Infos?

Die North Data API beinhaltet nur Informationen aus Pflichtveröffentlichungen. Das heißt: keine Unternehmen, die nicht im Handelsregister oder Bundesanzeiger eingetragen sind. Um vollumfänglich informiert zu sein, empfehlen wir Dir, Firmenwebseiten, PR-Meldungen, LinkedIn-Profile und öffentliche Informationen aus dem Web, die enorm viel Verkaufspotenzial beinhalten, als Quellen zu ergänzen. Puh, dann wird es wieder umständlich?

Fazit: Firmen-API – nicht zu schnell aufgeben

Eine Firmen-API oder Handelsregister-API selbst zu programmieren ist zu aufwendig. Deshalb musst Du aber nicht rekapitulieren: Durch unsere Zusammenarbeit mit NorthData bereiten wir diese für Dich wertvollen Wirtschaftsinformationen auf und wandeln sie in nutzbare Formate um.

Das heißt, über Dealfront hast Du eine einfache Möglichkeit, diesen Aufwand zu umgehen. Mit der Dealfront API stellen wir Dir eine Anbindungsmöglichkeit bereit, mit der Du die benötigten Finanzkennzahlen oder Bekanntmachungen ohne Mühe direkt und automatisiert in Deine Prozesse integrierst. Hinzu kommen viele weitere Informationen, die auf der Go-to-Market-Plattform von Dealfront bereit stehen.

Bedenke auch, dass es mit einer Anknüpfung an Handelsregister & Co. nicht getan ist. Denn es gibt auch solche Arten von Änderungen, die Du in keinem Register findest, z.B. Auszeichnungen, Neueinstellungen oder Stellenstreichungen.

Willst Du das bei Deinen Geschäftspartnern nicht verpassen und auch erkennen, wenn z.B. eine Insolvenzen droht? Anstatt täglich die betreffenden Regionalzeitungen zu lesen, Stellenanzeigen und Firmenwebseiten zu durchforsten, kannst Du das besser Dealfront überlassen. Unser Crawler durchforstet hierfür verschiedene Quellen, wozu u.a. auch Nachrichtenportale und Firmenwebseiten zählen. Du erhältst dadurch z.B.:

Hier verstecken sich oft auch sukzessive Meldungen und Hinweise auf eine Entwicklung. Die Informationen werden automatisch intelligent verknüpft. Deshalb findest Du neben Firmenstamm- und Finanzdaten auch, was Dir sonst kein Register bietet: Geschäftsrelevante Ereignisse, die Dir aktuelle Verkaufsschancen und Risiken anzeigen.

Echobot API als "Catch-all"-Lösung

Es ist nicht notwendig, eine Handelsregister API zu suchen oder an den Bundesanzeiger anzuknüpfen, nebenbei noch alle relevanten Medien im Blick zu behalten, denn Dealfront nimmt Dir das ab.

Anstatt sich für Firmendaten für jede einzelne Abfrage durch Captchas zu kämpfen, verknüpfst Du diese einfach mit Deinem CRM- oder ERP-System und synchronisieren die Daten, sodass Du automatisch den aktuellsten Stand abrufst.

Die oben gezeigten Finanzkennzahlen kannst Du zum Beispiel automatisiert in Deine Datenbank oder Deine Risikoauswertungen einfließen lassen. Die crossmediale Beobachtung erlaubt es Dealfront sogar aktuelle Firmenumzüge, Insolvenzen oder Änderungen in der Geschäftsführung zu erkennen und Dich bei Wunsch darüber zu informieren.

Du benötigst noch Inspiration? Das macht eine Firmen-API möglich: