Dauerhafte und automatisierte Datenbankpflege
Die Guten ins Töpfchen, die Schlechten ins Kröpfchen
Ob B2C oder B2B, in letzter Konsequenz leben Unternehmen vom Absatz – Produkte und Dienstleistungen müssen verkauft werden. Damit kommt insbesondere dem Vertrieb in Unternehmen eine herausragende Bedeutung zu. Er ist in letzter Konsequenz das Bindeglied zwischen Unternehmen und Kunden. Eine wesentliche Aufgabe besteht deshalb darin, die Zielgruppe zu benennen und ihre Mitglieder zu identifizieren. Informationen stehen hier unverzichtbar im Vordergrund: Namen, Adressen, Telefonnummern, E-Mail-Adressen – je mehr Sie über den potentiellen Kunden wissen, desto einfacher und effizienter können Sie ihn ansprechen.
Um die Flut an Daten und Informationen sinnvoll zu bewältigen, nutzen Unternehmen heute mehrheitlich professionelle CRM-Systeme. Diese bieten umfassende Möglichkeiten, Daten zu erfassen, zu verknüpfen und zum Teil automatisiert zu nutzen.
Mit der Anschaffung eines solchen Systems ist es jedoch nicht getan. Auch wenn moderne CRM-Software heute einfach zu bedienen ist und Informationen übersichtlich und leicht verständlich aufbereitet und dargestellt werden, arbeiten sie doch bisher nicht völlig selbständig und ohne den erforderlichen Aufwand. Dabei ist es nicht damit getan, Daten in ein CRM-System einzupflegen, einen neuen Kunden “anzulegen” oder einen Interessenten zu erfassen. Dies ist eine Aufgabe, die, entsprechende Einweisung der betrauten Mitarbeiter vorausgesetzt, schnell zur Routine wird: wird ein neuer Kunde oder auch ein Lead, also ein nachweisbarer Interessent gewonnen, kann dieser DSGVO-konform mit allen vorhandenen Informationen erfasst werden. Gerade in großen Unternehmen, mit umfangreichem Angebot und einer entsprechenden Personaldichte im Vertrieb, wachsen Datenbanken schnell auf beachtliche Größe an. Aus der Größe, gemessen an der Zahl an Datensätzen, ergeben sich mittelfristig einige Herausforderungen, wovon die Datenbankpflege eine nicht zu unterschätzende ist.
Datenvalidität – Vorsicht, leicht verderblich!
Datenbanksysteme sind geduldig. Professionell gestaltet erfassen sie alle Daten, die ihnen vom Anwender angeboten werden und liefern so gewissermaßen auf Zuruf alle Informationen, die zu einem Kunden oder einem Interessenten vorhanden sind. Sie bieten darüber hinaus verschiedene Möglichkeiten, diese Daten zu nutzen: Direkt aus der Datenbank kann ein Anruf eingeleitet werden, eine Selektion liefert alle Datensätze zu einem bestimmten Suchkriterium, über eine Serienbrieffunktion kann mit wenigen Klicks eine unbegrenzte Zahl an Briefen gedruckt oder E-Mails verschickt werden, mit einer Kalenderanbindung erinnert eine Datenbank Sie an den Geburtstag eines Bestandskunden oder informiert über andere relevante Termine und über entsprechende Schnittstellen zu anderen Systemen verweist ein einziger Klick auf die gesamte Historie einer Geschäftsbeziehung oder ihrer noch abzuschließenden Anbahnung.
So perfekt ein CRM-System jedoch auch gestaltet sein mag, die “Schnittstelle Mensch” erweist sich auch hier als entscheidende Fehlerquelle. Daten sind nur dann sinnvoll nutzbar, wenn sie vollständig, fehlerfrei und aktuell sind.
Der Aufbau einer Datenbank mit Interessenten und Kunden steht in aller Regel ganz am Anfang einer Unternehmensgeschichte, bzw. bei alteingesessenen Unternehmen zu Beginn einer Phase der Digitalisierung des Vertriebs. Hier wird nicht selten unter Zeitdruck agiert: Daten zu recherchieren und zu erfassen verdient noch kein Geld und ist gerade für altgediente Vertriebler oft eher Pflicht als Vergnügen. Entsprechend ist es wenig verwunderlich, wenn hier nicht immer mit der erforderlichen Sorgfalt vorgegangen wird. Ist eine Datenbank einmal erstellt, glauben viele Anwender, die Arbeit sei damit vorerst getan und nun die Zeit, sich mit dem eigentlichen Kerngeschäft, dem Vertrieb, zu befassen- die Datenbankpflege bleibt gern außenvor. Da moderne Datenbanken und die zu ihrer Speicherung vorhandenen Server heute gigantische Speicherkapazitäten bieten, stellt sich selten die Frage, ob eine Datenbank zu groß sein könnte. So werden zwar immer wieder neue Datensätze hinzugefügt, vorhandene jedoch nur selten hinterfragt oder gar kontrolliert und überarbeitet.
Bei Kunden, mit denen Sie regelmäßig in Kontakt stehen, ist dies selten ein größeres Problem. Hier erfahren Sie, wenn ein Mitarbeiterwechsel stattfindet, sich eine Adresse oder Telefonnummer ändert oder das Unternehmen vielleicht den Geschäftsbetrieb einstellt und können entsprechend Datensätze anpassen oder entfernen. Gerade bei großen Datenbanken entwickelt sich diese Datenbankpflege jedoch schnell zum Fulltimejob.
Dabei gibt es verschiedene Gründe, weshalb eine Aktualisierung der Kontaktdaten erforderlich sein kann:
veraltet
Die Adressdaten haben sich geändert, z.B. durch Umzug oder neuen Kontakt
falsch
Adressdaten wurden von Anfang an fehlerhaft oder unvollständig erfasst
doppelt
Datensätze wurden mehrfach identisch oder geringfügig abweichend zu einem Kontakt erfasst (Dubletten)
Sind Adressdaten falsch, steht zu befürchten, dass eine Kontaktaufnahme ins Leere läuft. Andere fehlerhafte Daten können sich ebenso auswirken, hinterlassen im “günstigsten” Fall zumindest einen schlechten Eindruck. Wurden Kontakte doppelt erfasst, was letztlich auch die Folge einer fehlerhaften Erfassung sein kann und vor allen Dingen dann passiert, wenn mehrere Mitarbeiter unabhängig voneinander Daten einpflegen, kommt es unter Umständen zur mehrfachen Kontaktaufnahme, was zum einen unnötige Kosten verursacht, zum anderen ebenfalls keinen guten Eindruck hinterlässt.
Viele CRM-Systeme tragen dieser Fehleranfälligkeit im Rahmen technischer Möglichkeit bereits Rechnung. So können oftmals Datensätze nur dann abgespeichert werden, wenn vorgegebene Mindestanforderungen erfüllt sind. So soll vermieden werden, dass Kontakte erfasst werden, die nur aus Namen bestehen, was schnell passiert, wenn Mitarbeiter die Datenbank als Notizbuch missbrauchen und sich vornehmen, weitere Informationen zu einem späteren Zeitpunkt zu ergänzen, was allzu oft leider nicht geschieht. Dies ist jedoch nur eine Fehlerquelle und selbst die genannten Sicherungssysteme werden von Anwendern oft kreativ umgangen.
Dauerhaft aktuelle CRM-Daten – Ihr Datenbankpflegedienst
Unternehmen, die sich nicht selten schmerzlich der Herausforderung der erforderlichen Adressaktualisierung bewusst werden, betreiben einigen Aufwand, um vorhandene Kontaktdaten zu überarbeiten. Große Unternehmen beschäftigen Mitarbeiter, die sich allein mit der korrekten Datenerfassung und der regelmäßigen Datenbankpflege befassen. Andere führen regelmäßig eine Art Inventur durch, bei der häufig Aushilfskräfte über längere Zeit Datensätze kontrollieren und überarbeiten. All diese Lösungen sind mit erheblichem Aufwand und nicht zuletzt mit hohen Kosten verbunden.
Eine effiziente und effektive Alternative ist die Datenpflege mit Echtzeitdaten aus öffentlichen Quellen, wie sie mit unserem neuen Tool Echobot DATACARE erfolgt.
Ausgewählte Datensätze werden importiert, worauf ein genauer Datencheck in Form eines Abgleichs mit der aktuellen Firmendatenbank von Echobot vorgenommen wird. Als Ergebnis wird ein umfassender Qualitätsbericht generiert, der unter anderem aufzeigt, wie viele Datensätze nicht aktuell, unvollständig, mehrfach angelegt oder fehlerhaft sind. Gleichzeitig liefert der Qualitätsreport inhaltliche Informationen, die zum Beispiel genutzt werden können, um die Abdeckung verschiedener Zielgruppen zu kontrollieren.
Im nächsten Schritt werden die Daten bereinigt: Dubletten werden entfernt, Fehler korrigiert und fehlende Informationen, die in der Firmendatenbank vorhanden sind, ergänzt.
Das Ergebnis sind tagesaktuelle, fehlerfreie und vollständige Datensätze, die dem Vertrieb und der Akquise eine sinnvolle Grundlage für das Tagesgeschäft liefern. Dank der Besonderheit dieser Datenbankpflege, dass fehlende Kriterien ergänzt werden, erfahren Sie zum Beispiel gleich, welcher Branche das betreffende Unternehmen zuzuordnen ist oder wie groß dessen Umsatz ist. Vielleicht liefert eine der Zusatzinformationen sogar einen passenden Gesprächseinstieg?
Telefon: +49 (721) 500 57 501 — E-Mail: service@echobot.de
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