DSGVO & der Vertrieb: Erstkontakt per Telefon, Post oder E-Mail

In unserer Artikelreihe “DSGVO & der Vertrieb” geben wir Ihnen Praxistipps für eine datenschutzkonforme Vertriebsarbeit mit auf den Weg. Im heutigen Artikel beschäftigen wir uns mit dem Dreh- und Angelpunkt im Vertrieb – dem Erstkontakt – und bringen die Beitragsreihe zum Abschluss. Bisher haben wir Ihnen bereits einen Überblick über betroffene Daten verschafft. Zudem haben wir uns damit beschäftigt, wie Sie DSGVO-konform Daten erheben können und was es für Sie zum berechtigten Interesse zu wissen gibt.

Wenn Sie nun DSGVO-konform Interessentendaten erhoben haben, stellt sich die Frage, wie geht es weiter und wann und wie dürfen Sie laut Gesetz auch tatsächlich Kontakt aufnehmen?

Diese Abgrenzung wird häufig nicht ganz klar vorgenommen, weshalb in der Praxis viele die Anforderungen durcheinanderwerfen. Hat ein Kunde zur Datenverarbeitung eingewilligt, heißt das aber nicht automatisch, dass Sie ihm jetzt E-Mails zusenden dürfen. Die Verarbeitung ist zwar die Grundlage, aber je nach Form des Kontaktkanals benötigen Sie noch zusätzliche Genehmigungen (Opt-Ins). Die Datenschutzgrundverordnung regelt nur Speicherung und Verarbeitung personenbezogener Daten.

Um per E-Mail, Brief, Telefon oder auf sonstigem Weg mit den Personen in Kontakt zu treten, gelten weitere Voraussetzungen, wie sie z.B. im Gesetz gegen unlauteren Wettbewerb (UWG) geregelt sind. Insbesondere betrifft Sie in diesem Fall die Regelung in §7, die bestimmt unter welchen Voraussetzungen Sie Kunden, Interessenten oder sonstige Marktteilnehmer ansprechen dürfen, damit keine unzumutbare Belästigung von deren eingerichtetem und ausgeübtem Geschäftsbetrieb vorliegt. Dabei beziehen wir uns in folgendem insbesondere auf den Erstkontakt. Nach Erhalt einer Antwort können Sie meist erkennen, ob ein weiterer Kontakt legitimiert werden kann oder besser unterlassen werden sollte.

Bei der Auswahl des passenden Mediums sollten Sie auch die Dringlichkeit abwägen. Wie zeitkritisch ist Ihr Anliegen und würde im Zweifel auch der Postweg ausreichen? Um die Auswahl eines Telefonats zu begründen, kann es nützlich sein, sich auf einen aktuellen Anlass bei einem Unternehmen zu beziehen: Wird zum Beispiel händeringend ein qualifizierter Mitarbeiter gesucht, können für Sie als Personaldienstleister wenige Tage schon entscheidend sein.

Erstkontakt per Post / Brief

Der Brief (und alle weiteren auf dem Postweg versendeten Formate) ist ein heute nahezu vergessenes persönliches Kommunikationsmittel, das sogar nach UWG grundsätzlich zulässig ist. Es sei denn, der Empfänger widerspricht durch z.B. Aufkleber auf dem Briefkasten.

Letztendlich bleibt die postalische Kontaktaufnahme mehr dem Marketing überlassen und stellt den Vertrieb eher vor eine Kosten-, Zeit- und Nutzenabwägung. In den meisten Unternehmen zählt der Akquisebrief nicht mehr zu den gängigen Kontaktformen. Zudem ist er im Vergleich teurer und die Konversionsrate häufig schlecht. In manchen Branchen kann er aber durchaus Sinn machen, zumindest um die Hürde des Erstkontakts zu überwinden.

KOMMENTAR RECHTSANWALT DR. CARSTEN ULBRICHT:
„Die Rechtsprechung ist in Bezug auf die Voraussetzungen einer mutmaßlichen Einwilligung eher restriktiv. Der bloße Bedarf an einer Ware oder Dienstleistung soll also nicht ohne Weiteres genügen. Vielmehr muss hinzukommen, dass der Angerufene mutmaßlich zum aktuellen Zeitpunkt (Anlass) gerade auch mit einer telefonischen Werbung einverstanden sein wird. Das Risiko einer Fehleinschätzung trägt der Werbende.”

Erstkontakt per E-Mail

Bei der Flut an E-Mails, die im Tagesgeschäft anfallen, scheinen die strengen Regelungen des UWG ein Segen zu sein. Das gilt aber nur für den vermeintlichen Empfänger. Für Sie im Vertrieb wird Ihre Arbeit durch harte Vorgaben stark erschwert. Allgemein gilt, dass für E-Mails mit werblichem Charakter eine ausdrückliche Erlaubnis des Empfängers per Double-Opt-In vorliegen muss, was den Erstkontakt per E-Mail nahezu ausschließt.